Формирование и хранение архива документов

Любое предприятие имеет огромное количество учетных документов в разных службах, которые должны быть всегда структурированы в определенном порядке и содержаться в архиве.

Сроки хранения:

• Порядок хранения документации утвержден архивным законодательством, и по закону "о бухгалтерском учете" от 01.01.2013г первичные учетные документы, регистры, финансовая отчетность должны храниться не менее 5 лет.

• По налоговому кодексу РФ, учетные документы любых форм предприятий, необходимые для вычисления и уплаты налогов должны храниться не менее 4 лет.

• Отсчет срока хранения ведется с 1 января следующего за отчетным года.

• Хранить необходимо не только бумажные, но и электронные версии документов. Для этого в течении периода не менее 5 лет нужно содержать в хорошем состоянии средства, позволяющие воспроизводить электронные документы и электронную цифровую подпись.

Формирование дел (группирование исполненных документов по номенклатуре дел):

• В одно дело собираются документы, которые по своей сути соответствуют заголовку данного дела. Запрещено добавлять в дела документы: которые подлежат возврату, черновики и дублирующие экземпляры документов (не касается особо ценных);

• Разделять дела с документами постоянного и временного хранения;

• В деле должно содержаться по одному экземпляру каждого документа;


• В одно дело группировать документы одного календарного года (исключение переходящих дел, которые формируются на протяжении всего периода работы: судебные дела, личные дела сотрудников, истории болезней, дела учебных заведений и другие);

• Объем папки не превышает 250 листов, толщина не более 4 см;

• Внутри дела документы размещают по хронологии и должны последовательно освещать деятельность (по датам поступления или отправления; или по алфавиту авторов и корреспондентов);

• Приложения к документам в деле объемом свыше 250 листов составляются в отдельную папку. Приложения присоединяются к основным документам (независимо от даты их утверждения) и ставится отметка;

• Распорядительная документация должна группироваться в дела по видам и хронологии с приложениями к ней, это могут быть:

• Инструкции, Уставы, положения предприятия;

• Приказы, в разные дела по основной деятельности компании и приказы по личному составу;

• Приказы по личному составу также разделяют на дела в соответствии с установленными сроками хранения и различными сторонами деятельности (прием на работу, увольнение, командирование и другие);

• Поручения вышестоящих организаций по их исполнению;

• Утвержденные планы, сметы, лимиты и другие документы;

• Лицевые счета по заработной плате сотрудников. Расположение фамилий в алфавитном порядке;

• Предложения, заявления, жалобы по вопросам предприятия по их исполнению;

• Переписки. Группируется за календарный год в последовательности: вопрос- ответ.

• В зависимости от срока хранения, дела подлежат полному или частичному оформлению. Полное оформление дела предполагает:

• Переплет или подшивку дела;

• Нумерацию листов;

• Оформление листа-заверителя;

• Опись документов - при необходимости;

• Внесение корректировок в реквизиты дела на обложке (наименование предприятия, заголовок дела, крайние даты, регистрационный индекс дела).

Оформление дела для временного хранения (срок до 10 лет включительно) допускает:

• Отсутствие систематизации документов в деле;
  

• Отсутствие нумерации листов в деле;

• Отсутствие заверительных надписей в деле.

• При подготовке к подшивке, с документов удаляют все скрепки и булавки. Документы дела подшиваются в твердую картонную обложку на 4 прокола и переплетаются с возможностью удобного чтения текста во всех документах;

Места хранения:

• Собственный архив предприятия;

• Специализированная архивная организация.

Выбор места хранения зависит от:

• финансовых возможностей предприятия,

• объема архивной документации,

• динамики прироста документов к архиву,

• требований службы безопасности.

В любом случае предприятию целесообразно внедрить электронный архив. Он представляет собой цифровые копии бумажных документов и всегда в нужный моментm будет "под рукой".

Утилизация ненужных документов: документы срок хранения которых истек.

• Получить консультацию у архивных специалистов о порядке уничтожения;

• Провести экспертизу ценности документов;

• Составить акт о выявленных к утилизации документов.

Административные нарушения при хранении учетных документов:

• Штраф за неправильное хранение документов;

• Несвоевременное предоставление документов по запросу контролирующих органов.

Контролирующие органы проверяют выполнение требований законодательства архивного дела на обеспечение комплектования и сохранности документов на предприятиях.